遠距上班容易懶散?6個提升工作效率的小技巧,輕鬆化身時間管理大師!

台灣新冠肺炎疫情加劇,為防止感染擴大,許多企業紛紛啟動遠距上班,避免員工曝露於風險中,對一到五天天進公司的上班族來說,居家辦公雖增加不少便利性,卻也可能讓工作效率下降,因為家中充滿太多誘惑,容易使人懶散,不想每天被主管追殺,以下6點遠距上班的小技巧你必須知道!

 

1.作息正常,準時上下班

居家上班的好處是彈性大,省去漫長的通勤路程,能夠更靈活運用時間,但同時也代表你必須有高度的自制力,才不會整天下來一件事都沒完成。保持作息正常是第一步,千萬別因為居家辦公,就睡到七晚八晚,準時上下班、幾點該起床就起床,才不會事情做不完而熬夜,隔天又爬不起來,形成惡性循環,沒精神的狀況下,工作效率絕不會多好!

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2.規劃個人專屬辦公空間

俗話說:「工欲善其事,必先利其器」想要有好效率,工作環境非常重要,最好能在家裡找一處專屬於你的空間,例如書房或安靜的角落,將其打造成個人辦公室,不要擺放太多雜物,準備電腦、筆記本、紙筆等必需品即可,並盡量遠離其他人,避免受外物干擾;也千萬別在床上或飯廳工作,清楚劃分工作和休憩的區域,辦公時才能更快進入狀況。

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3.遠離手機、被窩的誘惑

居家上班困難的點在於,你必須隨時保持高度專注力,因為家中存在太多誘惑,光手機訊息一響,就令人忍不住想看,而這看似不起眼的舉動,卻會造成工作節奏被打亂,更何況還有一張舒適又溫暖的床在你後方,工作累了就想躺下,一躺就是一、兩個小時,到頭來什麼事也沒做。將手機調成靜音,並找一個離床最遠的地方,杜絕所有干擾,專心把工作做完。

 

4.劃分工作及休息的時間

雖說要你隔絕外物干擾、專心辦公,但工作太累反而會降低效率,適時讓自己喘口氣,才能以更佳的姿態面對挑戰。時間管理大師都在用的「番茄鐘工作法」,是將工作事務劃分為25分鐘的工作時間及5分鐘的休息時間,重複四個回合後再進行15~30分鐘的長休息,簡單來說就是該認真時專心工作、該放鬆時好好休息,不僅能逐項完成任務,還能回頭檢視哪裡需要改善。

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5.與同事、主管保持溝通

即便是一個人在家辦公,也要時時刻刻與主管及同事保持交流,因許多事項並非自己能處理,需藉由團隊合作來達成,共同梳理出待辦事項,並依據個人能力分工,定期回報工作進度,透過良性溝通增加個人與團隊的工作效率,同時避免資訊產生落差。線上也有許多便利的會議軟體(如Zoom、Teams、Hangouts )可供使用,遠距上班照樣能定期開會。

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6.每日分析檢討工作狀況

最後一點也是最重要的一點,每個人工作的模式不盡相同,找到適合自己的方法,就能有效提升效率,結束一天的事務,花個15分鐘好好檢視一下今日的工作狀況,看看是哪些事情耽誤了你,或者怎麼做比較能夠進入狀況,從中檢討並改善做事的方式,日復一日不斷改進,就能更快找到遠距上班的竅門!

 

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