聰明的工作者:用效率取代工時!這8個「工作原則」你應該試著遵守

公平的是,每個人的一天都是24小時。但為什麼有人在職場上貌似擁有「2倍時間」,即便手上有很多事情要處理,卻還看起來從容並準時下班;但有人的工作總是無法在工時內做完,甚至淪落到加班的命運?其實,你從來都不需要常態加班,也不需要逼迫自己,因為,你需要的只是「聰明的工作」!

當講到「聰明工作」這一點,平常就走高效率的工作者一定深深有感,因為他們就是藉由這些訣竅,讓他們做起事來效率很多,甚至還能夠透過「有剩的時間」讓自己的「心情狀態」從容休息,藉由這方式來維持職涯的長度,並有效運用時間再去創造深度!

 

原則#1:先處理最棘手的事情

「難事先做」這是所有工作管理的書會告訴你的重要觀念。高效率者通常一早就會開始處理棘手的事情,棘手的事情不完全是「時間上的緊迫」,也會是「最抗拒的事」,將它排在第一順位,因為早上會是你精力最好的時候,先把它解決掉,接下來的事情你既沒那麼討厭,甚至還有些是你感到有興趣的事情,也能讓你下班後成就感十足,相對也不會那麼抗拒明天的上班日!(建議閱讀:「FAST」四部曲讓你成為高效率的人!早上最重要的三件事,先吃了那隻「青蛙」再說! 

 

原則#2:在指定的時間內收發郵件

高效率者通常不會讓訊息來打斷他們的工作,所以他們通常會在一個「指定的時間」收發郵件,並依照寄件者的重要性來排定信件處理的優先順序,更進一步的,會設置來信的警示,至於其餘相對不重要的郵件,就會在其餘的空閑時間統一閱讀;或是你也可以預設一個「自動回覆」,寄件者能透過訊息來知道你都在何時仔細閱讀信件並做回覆。

 

原則#3:他們相信「獨自完成」絕對不是好方法

高效率工作者一般都坦承自己不是團隊裡最聰明、最有才華的人,他們會了解每個人的優點與專長,並給予足夠的信任,他們會將工作聰明的區分,透過專業的分工合作來達到最高的效率!

 

原則#4:運用「高科技」來幫助工作

很多人說高科技的普遍化,反倒讓人24小時都在工作,但不可否認的是當你有效掌控了它,也將會大大幫助你在工作的執行,例如在電子郵件裡設立過濾系統,或是設定訊息的優先順序,甚至連動智慧型手機來完成多項事務等等,以有效提升你的工作效率。

 

原則#5:不會隨時on在線上

如果不是緊急事件,他們會消失得很徹底!因為身邊的人將會習慣他的工作習慣,知道在能找到他時,把所有該處理的事情先處理好,

 

原則#6:不會同時進行多項任務

常理可知「同時做很多事情遠比專注做一件事情來得沒效率!」所以他們會讓自己的大腦一次專注在一件事情上,照重要程度一件一件的將它們處理完成!

 

原則#7:對抗「緊急的催促」

這裡所謂的「緊急催促」不只是來自上級的指示,而是指任何「現在必須做的小事」,因為這些小事將會造成很大的問題,若現正處理小事反而妨礙真正重要的事,不就是小題大作嗎?這對他們來說是很沒有意義的,他們認為若屈服於這「緊急催促」,就會發現自己將好幾天,甚至好幾週,都沒辦法真正專注於處理那些「最重要的事」,所以有效率的人會仔細觀察哪些屬於「緊急催促」,在相對空閑的時間去做最有效的解決,或是在當下請有空的人幫他處理掉那些問題,藉此達到團隊工作上的效率及意義。

 

原則#8:懂得說「不」

從很多工作管理的理論都能得知「不!」的強大威力。高效率者正是不畏懼說出這句話的人,他們會避免使用「我可能沒辦法」、「我不確定我可不可以」這類的說法,因為「忙不過來就不應該給別人承諾」正是他們的原則,因為他們認為既然答應要做,就應該履行它!也有數據指出:越不懂得拒絕的人,越容易面臨壓力,搞得自己身心俱疲。所以在工作上,我們都應該學習「適時的拒絕」,這不單能夠提升你工作效率,更能讓你工作心情開朗許多!

 

 

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