間歇高效率的「番茄工作法」如何實施?成功人士都靠這招達成目標!

傳統的番茄工作法為30分鐘:25分鐘工作、5分鐘休息。每天開工之際,從事項盤點表挑出想處理的事項,區分優先順序,寫進今日工作表(圖表3)。

展開第1個番茄鐘

把番茄鐘設定為25分鐘,開始做今日工作表上的第1項事項。無論有幾個人在用番茄鐘,該能清楚看到剩餘的時間(圖表4)。

番茄鐘不可打斷:就是25分鐘全拿來工作。

 

番茄鐘不可分割:沒有半個番茄鐘或四分之一個番茄鐘這種事。最小單位就是1 個番茄鐘。如果番茄鐘被打斷,該視為失效,就像從未設定過,然後你該重新設定一個新的番茄鐘。當番茄鐘響起,你就在剛才所做的事項右邊畫叉,休息3至5分鐘。此外,番茄鐘響表示當前的事項確實完成(雖然僅是暫時完成),不可以再「多做幾分鐘」,就算多幾分鐘就能做完也萬萬不可。

這3至5分鐘是脫離工作的必需時間,供頭腦消化吸收剛才25分鐘的工作內容,而且你能趁機做點有益身心的小活動,以便在下一個番茄鐘時段發揮最佳表現。這類小活動包括起來走一走,喝杯水,想像下一次假期去哪裡玩,深呼吸或伸展筋骨,跟同事聊天說笑也不錯。

 

休息時間不適合很費心神的活動,例如:別跟同事聊工作、別寫重要的電子郵件、別打重要的電話,諸如此類,免得妨礙頭腦整合,損及下一個番茄鐘時段的專注度。你該做的是把這類事項列進事項盤點表,標註特定的番茄鐘時段來做。在休息時間,不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。當休息時間結束,把番茄鐘設定為25分鐘,繼續處理手頭工作,直到再次鐘響,然後在今日工作表上再畫一個叉(圖表6)。休息3至5分鐘,再進行下一個番茄鐘時段。

 

4個番茄鐘時段,安排一次長休息

每做完4個番茄鐘,進行一次15至30分鐘的長休息。

 

這段休息時間很適合拿來整理辦公桌、去咖啡機弄杯咖啡、聽語音信箱、檢查電子信箱、進行呼吸練習、出去走一走,不然單純休息一下也行。重點是別做任何複雜事情,否則頭腦無法重組整合,下一個番茄鐘時段就難以發揮最大效能。休息時間顯然不該繼續想前面番茄鐘時段的事項。

 

完成事項

一個接一個時段繼續工作,把該事項做完,然後從今日工作表上劃掉(圖表8)。

特定情況的處理方式:

如果番茄鐘還在走,事項就處理好了,則適用這條基本原則:番茄鐘開始後,一定得響。你不妨趁機做到更盡善盡美,拿剩餘時間檢查工作成果,稍作加強,溫習所學,直到番茄鐘響起來。

 

如果你在前5分鐘就大功告成,認為這事項其實在前一個番茄鐘時段就處理完了,而且不值得再修改,則可當例外,這個番茄鐘時段不必列入表中。

 

目前這個事項做完之後,開始做表上的下一個事項,再下一個事項,每個番茄鐘時段和每4個番茄鐘時段後都要休息(圖表9)。

 

記錄

每天結束時,完成的番茄鐘工作可以印出來留存。更方便的做法可能是用電子表格或資料庫,並從事項盤點表裡刪除已完成的事項。記錄與追蹤的內容則依目標而定。追蹤記錄的初步目標,可以只是記下各事項所用的番茄鐘時數。

 

換言之,你可能想呈現每個事項所費的精力。這時,能用的欄目如:日期、開始時間、事項類別、事項內容、實際用的番茄鐘數目、成果備註、改進方向或可能難處(圖表10)。這個初步記錄視需求而定,拿筆在紙上列出來也很容易。

如果馬克當初沒記是何時開始做某個事項呢?以番茄工作法來說,事項(或番茄鐘時段)的開始時間不必然得記,重點是記下實際用的番茄鐘數目:實際精力。這是了解番茄工作法的關鍵。由於每天至少追蹤一次,回想開始時間並不難,而且是滿有益的頭腦體操。

高效訣竅

談到回想開始時間,有個實用技巧:從最後一個事項開始,一路往前回推到第1 個事項。

 

改進

透過紀錄表,我們能觀察自己的實行與安排狀況,有效精進。比方說,你可以自問一週有多少番茄鐘時段用在工作事項和嘗試新事項、平均一天實行幾個番茄鐘時段,諸如此類。你也可以衡量各部分是否有效實行,若無幫助或可省略。

舉例來說,根據圖表10,馬克花10個番茄鐘時段在撰寫、調整與濃縮〈如何學音樂〉一文,似嫌太久,其實大概只須花9個以下的番茄鐘時段就能寫好文章,空出1個以上的番茄鐘時段去做其他事情。

 

馬克可以自問:「下一篇文章我要事半功倍,花更少力氣,卻能寫得一樣好,但如何達成?哪部分要刪掉?哪部分真有用?哪種調整可提升效能?」

這些提問有助於改進工作方式或讀書方式。在一天的最後,記錄(及之後的改進)不該花費超過1 個番茄鐘的時間。

 

番茄工作法的本質

番茄鐘標記時間的經過,衡量時間的刻度。若加上人數與事項,則變成衡量精力的刻度。經過計算,我們能說一項工作是花幾個「個人番茄鐘」、「雙人番茄鐘」或「團隊番茄鐘」,分別表示所費的精力。不同人數所須的精力各異,工作量無法加總或比較。

當工作是由單人、雙人或團隊完成,背後的分工合作不同,溝通協調各異,所以個人番茄鐘、雙人番茄鐘與團隊番茄鐘無法直接換算,沒得相提並論。

 

高效訣竅

假設我們想計算單人、雙人或團隊工作的開支,按工時金額,所費的精力能拿來比較與加總。比方說,一項工作耗費2 個「個人番茄鐘」與3 個「雙人番茄鐘」。從精力而論,個人番茄鐘與雙人番茄鐘無從比對或加總。然而,如果替工時設定金額,例如:每個時段10美元,則這工作得花2 個「個人番茄鐘」乘以10美元再加上3 個「雙人番茄鐘」乘以10美元,總價便是80美元。

 

節錄自《間歇高效率的番茄工作法》

 

你可能也喜歡這些文章

使用 Facebook 留言