加班也做不完?老鳥不會告訴你的五個「提升工作效率」的神訣竅!

總是做到累得半死,老闆、上司卻永遠嫌我的工作效率太慢?為什麼老鳥都能準時收包包下班,而我卻準備去買晚餐回來加班?以下五個省時、省力、省勞心的工作神秘訣,在此推薦給你啦!

1. 每天只定時收發信件

除特定工作需即時回覆訊息外,大多數的工作之信件,並無立即回覆之必要。許多新人最常加班的原因,正是因花太多時間,不停在回覆及等待信件,卻將帶狀的正事不斷切割或給耽誤,導致正事做不完,卻一直在處理新進來的雜事,讓工作效率一直快不起來的問題。

解決之道:無法忍受收件夾有新郵件,卻不立刻點開的強迫症問題,建議工作者可嘗試在收發信件後,立即關閉信件工作視窗,改以定時且每次只花十五分鐘處理收發信件之工作。如一早到辦公室、中午午休前,以及下班前,各花十五分鐘收發信件,便可避免一直被新郵件打斷正在進行的正事,陷入收發信件的無限輪迴地獄。

 

2. 排定每天工作先後事項

人類是有惰性的動物,在工作上如無自覺嚴格執行「自律」行為,很容易陷入「柿子挑軟的吃」,只做有興趣的工作,卻一直忽視煩人且無趣的代辦事項,讓進度無限延遲,最後總是迫於無奈或時間緊迫,才便宜行事地處理它,這般工作態度所產出的成效勢必極低,更可能讓工作者情緒,陷入深深悔恨及憂鬱之中。

解決之道:結束一早的收信工作後,便可了解一整天的帶狀工作任務以及新進的需求,藉由彙整分類後,依照重要及緊急程度劃分為:今日需完成、本週需完成、長期需完成,之後便能依照順序逐一解決。

 

3. 將工作時間分段切割安排

新人時期總是戰戰兢兢,對於上級交代之任務,容易糾結於一份報告、一只文件,就得花費一整天,藉由不停反覆修改、潤飾以及校正,追求盡善盡美不容絲毫差錯。

雖說追求「完美」是件好事,但有些既定且帶狀的工作事項,其實老闆並不期望你花費過多精力於一件小事上,毫無時間觀念的工作方式,不僅會讓工作者陷入一件事做一整天,更甚給主管刻意延遲想偷懶的拖延疑慮,得不償失。

解決之道:將工作日程劃分為上午、下午兩時段,或是以小時為單位計算,將每日代辦事項於一早排定好其所需的時間,並堅守這份時程,盡可能在時間內完成每個工作任務,藉由設定好 DeadLine,便能有效掌握一整天的日程,維持不拖拉、不遲疑的工作步調。

 

下一頁,更多「提升工作效率」的神秘訣,千萬別錯過!

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