Tip 2：狀況永遠在改變，別把工作排太緊湊
工作通常會優先分配給能力較強的人，愈是優秀的商務人士就愈忙碌。這時候，安排工作的優先順序的就會變得更加重要。在工作上，常有許多不得不做的事堆積如山，而此時影響工作成果的，就是決定優先順序的方法。
決定優先順序的困難點，是因為沒有事情會百分之百照計畫走，狀況永遠都在改變。因此我們必須「每天」、「每小時」、「每分鐘」重新審視工作的優先順序，才是聰明又有彈性的工作方法。如果排定工作順序，就無法更改、不懂得變通，反而是辦事不力，有許多人執著於這種既定順序的工作方法，不過一旦工作量超過處理的範圍，常會無法準時完成。
主管臨時派的工作，不要急著先做
有很多人堅守一個錯誤的工作準則：「Last in, First out」，意思是一但有新的工作出現，就將當下手邊的工作擺到一邊，之後再做。工作時隨時都會發生出乎意料的狀況，階級愈高愈容易因為突發事件忙得團團轉，例如部屬的疏失、臨時會議等等，常常無法按照自己預定的工作計畫執行。
另外，透過郵件交派的工作，都會產生「晚點再做」的想法，然而，若是主管直接當面交辦的事項，就會覺得無論如何都得優先處理。有些人會容易因是否當面受託以及受誰所託，而影響自己做事的優先順序，最後就演變成被眼前的工作追著跑，並且不得不將真正重要的工作延後。
我在蘋果和IBM的時候，經常聽到外國同仁之間有這樣的對話：
主管對部屬說：「你能不能幫我做這個？」
部屬立刻回答：「OK。但是我正在處理A案件，所以我會在中午過後開始著手。」
如果是緊急案件的話，當然要優先處理，不過上述的回答，證明了這位部屬有好好思考過自己的工作優先順序，與其毫不考慮地先做後來被交付的工作，不如先想想手上工作的緊急度，再主動向主管提出完成時間。
別把行事曆排滿，留一個小時緩衝
和提姆‧庫克開會的時候，四次中有三次會因故延誤；我也曾遇過賈伯斯和甲骨文的賴瑞前來日本，卻臨時取消會議的狀況—這種時候，實在沒時間坐下來慢慢思考或調整工作的順序，我抓緊每一秒，重新審視並排定後續的行程。
每天、每小時，就算只是搭電梯或走路，試著重新審視、思考一天或當周工作的優先順序。這是要求「速度」的時代，光是遵守事先排好的固定順序，已經無法把工作做好了。倘若常常出現突發的工作，各位就必須養成每天留一小時緩衝時間的習慣。我選擇每天早上約五、六點就到公司，先處理這些問題。
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