告別加班惡夢!五個小秘訣讓你工作效率大提升

覺得工作效率不夠好,每天加班到同事都回家了卻還是有忙不完的代辦事項?如果你還在苦惱自己的工作老是做不完,那麼以下五個「提升工作效率」的小秘訣,絕對能夠幫助你翻轉現況!

#1 列出你的工作事項

列出需要你處理的工作事項,對於一整天排程會有很大的幫助。許多人一進辦公室後就會不假思索地埋首於腦中第一個想到的事務,忽略了整體工作的優先順序與邏輯,花費了大量不必要的時間在相對不重要的雜務上。建議各位可以在開始工作前利用短暫的時間寫下今天的工作清單,並按照其重要性及時效性分成三個等級,讓自己從最需要優先處理的第一級事項著手進行;一來可以明確的規劃時間的利用,二來也可以讓自己有明確的目標,減少空檔時間的花費。

 

#2 不被干擾的「個人時間」

根據研究報導,人大約需要花費15分鐘才能夠進入專注的狀態,而一般人的專注力能夠維持約略1~2個小時。因此建議各位將自己的工作時間以1~2小時為一個單位去劃分,建立一個不會被其他事務所干擾的專注時間,在那段時間中避免分心。假若有會議或是客戶拜訪等行程,則需要留意時程上的安排,以免工作被既定的行程打斷。

 

#3 排開不必要的會議

打開行事曆,上面總是塞滿了各種會議行程嗎?開會討論是工作往來交流很重要的一環,然而在決定接受會議邀請前,你應該先去判斷自己是否真的有需要參與其中。可以從會議內容、與會人員、開會時間等三個面向去思考這場會對你來說開得到底有沒有意義,假如是與你教無相關的議程內容,那大可以選擇把時間花費在應該處理的其他事項上。

 

#4 避免一心多用

「工作要專心」這樣看似簡單的一句話,其實對很多人來說並不是這樣的容易。我們的大腦畢竟不像是電腦是多核心,可以分頭運轉,想要一心多用往往不是忙中出錯就是效率低落。這時候,適時的整理零碎的工作事項就是非常重要的一件事;當你列出工作事項後,可以將相近的事務內容加以分類,安排在相同的時間去執行,避免在工作中思考程序過多的轉換。

 

#5 遠離社群網站

除非你的工作需要,否則社群網站應該是你在上班時間內最不應該開啟的網頁。現代人花費在社群網路上的時間連年增加,不只是下班在家滑社群,上班閒著沒事也想要開起來看看有什麼新鮮事,往往逛著逛著半個小時就過去了,工作進度卻還是掛零。建議大家在工作時克制自己想要逛社群的衝動,假如注意力已經分散無法專心,不妨起身稍微走動、伸展一下,抒緩身體的同時找回專注力,絕對比起逛IG、臉書更能有效幫助你重新抓到工作的感覺。

 

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