#「斷」斷絕工作中的其他干擾

對於總嫌時間不夠多的工作者來說,在一天八小時中,花最多時間在收發信件、回應同事突如其來的口頭提問,或是不斷回覆各式通訊軟體的即時通知。這類看似不會佔用太多分秒的「小回覆」,其零碎時間累積起來也是非常可觀;更別說,你總是守著E-mail信箱亮燈就點開,或是即刻回應同事群組的小提問,都將不斷切斷你手邊正在處理的待辦事項、打亂你的思緒,讓你的工作日程總是無法如期完成。

ADVERTISEMENT

小建議:收發信箱建議定時一次解決,選定一上班、中午、下班前這幾個回應重點時段即可,便可避免無時無刻都在回覆信件的窘境。而對於不間斷的即時通訊轟炸,則可針對重要的「人、事」設定通知處理,並視情況定時回應;而像是同事日常閒聊的視窗,則可設定不通知,避免過多的社交應對讓你壞了正事。

 

#「捨」掌握優先順序,去蕪存菁

工作效率欠佳的人,最常出現兩個極端的工作性格,第一種是「柿子挑軟的吃型」型,做事都先處理最輕鬆、最想做的待辦事項,而面對困難棘手的任務,則總是選擇不斷拖延,直至截止日期前才趕緊趕工,應付了事;第二種則是總是「先處理最困難」型,又不幸本身在工作上有追求完美的性格,讓你花太多時間在特定一項任務上,而擠壓到後續的工作日程,最後也只能趕在截止前敷衍交差。如你也是前述這兩類的工作者,很可能這正是你慣性拖延、工作效率快不起來的原因之一。

小建議:想要全面提升個人的工作效率,就必須先放棄你原本習慣的工作順序。首先,你必須掌握每日、每週、每月有多少待辦事項,並排列出「緊急且重要、不緊急但重要、緊急但不重要、不緊急也不重要」四種工作類型,如此便能知道,真正應該先處理哪項工作,而非憑感覺排順序。而規劃每項工作順序後,此時要先了解你擁有「多少時間」能完成以上所有的細項,再逐一劃分各項你預計花費多少時間完成,並謹守這項時刻表執行,不執著、不拖延於特定項目,便能將工作效率有效掌握。另外,適時找幫手也是一大關鍵,千萬別有「萬事一人扛」的英雄式心態,適時將工作分配出去給專業,便能讓團隊效率更高且更緊密!

ADVERTISEMENT

 

#「離」不加班,下班後抓回生活重心

在此,得先撇除你是因工作量過多而被動加班的工作者,此處想討論的是「慣性加班」的心態。這類工作者很可能表定下班時間為18:00,但他們在內心會默默將工作行程排到七點或甚至八點,所以習慣主動拉長工時的心態,便是讓你工作效率下降的主因。總認為截止時間(下班時間)還有比預期多1~2小時,故在處理態度上就會顯得較為不急迫且慢節奏;如不幸又遇上頭突如其來的臨時任務指派,因為已經自主延長工時,除了要完成既定日程工作外,此刻又多了新任務,便會被工作壓得喘不過氣因而身心疲憊。

小建議:以公司表定工時排妥每日工作事項,不刻意拉長工時,並掌握「每天要準時下班」作為工作最高指導原則。讓生活及工作的時間能有所平衡及明確切換,長期下來,才不會因工作壓力過大、工時過長而有壓垮身心健康之遠憂。

 

【延伸閱讀】

職涯遇到瓶頸?我該轉職嗎?重新「找回工作方向」的職場四問

【職場學分】當同事工作都在擺爛,四招教你如何應對?

喝了咖啡還是沒精神?快來試試「咖啡覺」幫你提神醒腦!

人生沒方向?找到屬於你的「心流」,讓你工作更有目標、更來勁