事情老是做不完?學學成功人士都在用的「工作類型三分法」提升效率快速達陣!

請把你決定投資在工作上的時間,分成「知識性工作時間」(Knowledge WorkTime)、「合作性工作時間」(Collaboration Work Time)與「例行性工作時間」(Routine Work Time)三種。

原則上,平日的工作時間都是固定的,只要把預定計畫填入時間表即可。因此事先決定時間的用途並預留時間,是相當重要的。

 

  1. 知識性工作時間:需要專注思考的工作(例如撰寫企劃書等)。
  2. 合作性工作時間:與公司內外人士面談或開會。
  3. 例行性工作時間:不需要花腦筋的例行公事(事務性工作等)。

 

請依照上述①、②、③的順序來安排你的行事曆

原則上,知識性的工作時間應該安排在上午因為起床後的三個小時是大腦效率最高的時間。

 

倘若把這個黃金時間消耗在回覆電子郵件、打電話或開會上,一整天的ROT就會降低。

 

例如我幾乎不會在上午安排會面,而是會把時間用來思考事業未來的發展或構思企劃書。

我撰寫本書的時間,也是設定在平日的九點到十二點這三個小時之間。在上午寫書的效率遠遠高於中午或晚上,這也讓我重新體認到上午的時光是多麼地重要

 

有時也可以刻意把時間表打散,將一整天都設定成知識性工作時間。

微軟(Microsoft)創始人比爾.蓋茲(Bill Gates)有個眾所皆知的習慣,就是「思考週」(Think Week)。

所謂的思考週,就是一整個星期遠離工作,在放鬆的狀態下大量閱讀,學習最新的技術,找回讓自己充滿創意的能量。

 

據說比爾.蓋茲每年都會安排兩次為期一個星期的思考週。在這一週內,不管是公司的員工、朋友,甚至連家人都不准和他聯絡。聽說微軟有許多重要的創新技術,都是以他在這一段期間中得到的靈感為基礎發展。

 

然而對於上班族來說,要預留一整個星期作為思考週,在執行上確實有其難度。不過,若換成是安排一整天專心思考的時間,應該也能提昇ROT才是。

 

此外,如果情況允許,請在工作環境之外,另尋一個可以專心做事的環境,例如會議室、咖啡廳、圖書館等

以我為例,我撰寫本書內容的地點,絕大部分是在國會圖書館和早稻田大學圖書館,而不是我家或辦公室。在圖書館中,可以全部隔絕外界的資訊和聲音,是最適合寫作的場所。

 

趁著專注力較高的時候,在一個可以專心的環境裡工作,就能提昇你的ROT。請找出一個適合你的時間表和工作地點。

 

處理合作性工作的時間,則設定在容易睏倦的下午時段。

以我為例,我和客戶約碰面的時間,都會固定在「下午一點半到三點的九十分鐘」或「下午四點到五點半的九十分鐘」。

假如為了配合對方的時間,約在下午兩點或五點的話,就一定會產生無謂的零碎時間。所以為了避免這種狀況發生,我們必須自己先固定會面的時間。

 

如此一來,就可以請對方從多個時段裡選擇,既不會讓對方留下負面印象,也可以在自己方便的時間進行會談。

 

處理例行性工作的時間,可以安插在知識性與合作性工作時間的中間,幫助轉換心情。

比方說,整理檔案、製作紙本資料、打電話約時間、寫電子郵件等,這些都屬於例行性工作。

 

不過,例行性工作必須鎖定在只有自己能做的事情上,因此請盡可能地把時間集中在非你不可的工作上。

 

節錄自《有錢人都在用的人生時薪思考》

 

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