遠距工作有助於提升職場效率?專家:少吃M&Ms是關鍵!

大多數時候,當你聽到別人臆斷遠距工作為何行不通時,都會點明兩件事:其一,你沒辦法和不在辦公室裡的人當面開會。其二,管理者沒親眼看見員工工作,就無法確定他們是否真的在工作。針對這兩點,我們想提供非常不一樣的看法。我們認為在職場生活中,「開會」與「管理者」正是工作成效不彰的最主要原因。事實上遠離開會與管理者,才能完成愈多任務,這正是我們熱情擁抱遠距工作的關鍵之一。

 

少吃M&Ms

開會跟管理者(meetings 與managers,我們簡稱為M&Ms)到底哪裡錯了?這個嘛,他們本身沒有錯。錯的是他們在辦公室情境下所發揮的作用。開會。唉,開會。你可曾認識喜歡開會的人?我們也不認識。為什麼呢?開會應該很棒啊,這是讓一群人齊聚一堂直接溝通交流的機會,應該是件好事啊。開會的確是件好事,假使久久發生一次的話。 

當開會變成一種常態,成為討論、辯論及解決所有問題的首選途徑時,會議就變得浮濫,我們會對討論結果感到麻木。會議應該像撒鹽一樣,酌量使用便能提味,而非每喝一匙湯都亂撒鹽。放太多鹽會壞了一道菜,開太多會則有害工作士氣與動力。

還有,會議對工作的進行是一種打擾。開會逼得許多人放下手邊的工作,改做別的事情。召開會議前最好確定,把七個人從工作抽離所得到的結果,真的值得浪費整整七個小時的生產力。有多少會議真的值得這麼做?別忘了,開會一小時不等於只花了一小時,假如你把五個人拉來開會,這樣就算是五小時的會議。

 

那麼管理者又怎麼了?管理者很好,管理者的角色不可或缺。不過管理跟開會一樣,只能在真正需要的時候酌量使用。一直打探員工在做什麼,只會干擾他們真正要做的事。而且管理者通常就是召開會議的人,他們的存在導致生產力下降。

部分問題出在,管理者覺得無時無刻都必須有管理的痕跡,不論是否真有需求。那些人們望之生怯的進度會議、硬生生打斷工作進行預測,以及所謂的規劃會議,正是管理者一週的工作。雖然監督產出有時的確很重要,卻很少需要一週花上四十小時的人力。十小時或許剛好,但全職管理者很少有勇氣每週只現身十小時。

遠距工作模式讓管理者輕易看出,忙東忙西不僅是為了別人,也為了自己。把大家拉進會議室,走到同事身邊東張西望,雖不會留下打擾別人工作的痕跡,但都屬於「馬上放下你們手邊工作來陪我玩」的行徑。當管理階層被迫以電子郵件、Basecamp、即時通訊及聊天室進行遠距管理,其效力卻具目的性、更簡化,大家可以把力氣放在真正的工作上。

 

M&Ms在遠距工作的世界依然占有一席之地,不過,當所有事情在網路上都留有記錄,你會更清楚察覺自己到底消耗了多少M&Ms。開會和管理雖是好事,但M&Ms還是少吃為妙。

 

本文節錄自《遠距工作模式:麥肯錫、IBM、英特爾、eBay都在用的職場工作術》

・作者:Jason Fried、David Heinemeier Hansson

・出版社:天下文化

・出版日期:2020/04/29

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