報告總是又臭又長?上班族必學「簡化資訊」技巧, 說得少但效果更好!

針對有效提案,各位找到的建議大多都聚焦在如何簡報、如何公開發表演說及如何克服緊張。事實上,這些全都不重要。你信心滿滿發表簡報也好,緊張到口吃也好,無論你是否不斷提到客戶的名字,無論你打的領帶是藍色或紅色,觀眾真正想知道的只有資訊。故事比風格重要。我再說一遍:故事絕對比風格重要。

這就是三分鐘法則WHAC法立竿見影的原因。大家想知道你提供什麼、如何運作、好在那裡和怎麼得到。如果能快速又簡單地了解這些資訊,觀眾就會深受吸引,期望也會更高。簡單的威力很強大。我常開玩笑說:「簡單就是性感的新代名詞。」沒有人會因為我所謂的「文字遊戲」感到開心。大家都太忙了,只想簡單扼要地了解資訊。

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最重要的步驟是把你認為非說不可的所有資訊,分解成最簡單、最直接的形式。要在三分鐘內清楚、簡潔、準確傳達所有產品價值的過程,必須先問一個基本問題:你如何把你認為非說不可的所有資訊,壓縮成非說不可的內容?你會說得少,但效果更好。無論何時、何地,對任何人,都能用這種方式簡化任何提案或簡報。

 

我建議各位放棄所有對語言、戰術、修辭或技術先入為主的概念,只要重視資訊價值,以及用觀眾理解的方式傳達資訊的過程。每當與新客戶合作,我最喜歡的一刻,就是當牆上貼滿要點便利貼,接著我們退一步,仔細研究所有資訊的時候。所有客戶看到這個景象,臉上一定掛著微笑。如此簡單又清楚,想不滿意也難。如果你在牆上看到第二和第三章寫的要點,你可能也會有同感。

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這幅畫面會這麼簡單又明瞭,其中一個原因是這些子彈句代表的資訊。你在腦海中早已賦予這些資訊完美的解釋。我們只是執行一套流程,把資訊簡化成單字和子彈句,逼迫你以最簡單的方式把每個概念合理化。現在,我們要扭轉這流程,把這些子彈句擴充成言簡意賅的想法和句子。

 

把你的要點再看一次,大聲說出相關細節。記下為什麼寫下每一個單字或片語的原因,以及歸類到WHAC其中一類的原因。我敢說它們一定簡單、乾脆又清楚。比照你在WHAC階段對自己解釋時的方式,簡化這些解釋思考最簡單的說法是什麼?這些簡化後的陳述,就是我提的價值陳述

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因此,如果你的子彈句是:

  • 私人教練,就變成「我有私人教練執照」。
  • 前任運動員,就變成「我打過半職業棒球」。
  • 重複次數低,就變成「重複次數低,能增加強度」。
  • 休息時間,就變成「休息時間短,會提高心跳率」。
  • 名人客戶,就變成「我訓練演員扮演運動員角色」。

看起來是不是很容易?

 

你會不會覺得這個難度太低,所以想跳過?不可以。這就像生命的其他課題。如果分解成最簡單的形式,再打造適當的基礎,你就能建立最堅固的結構。提出構想、募集資金、在家長教師會議上說服學生父母、要求升遷、推銷企業及爭取董事會批准等,這些都必須以徹底釐清價值為基礎。所以,相信我,用簡單的字眼寫出來

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在執行這項流程時,你腦中會有故事在成形。記得要長話短說!你了解這項資訊很久了,所以會發現自己無意間又說出慣用的片語和術語。這項練習的目標是戒掉所有以往的說法和文字。你必須逼自己簡單思考。現在只管打好基礎,其他的我們馬上就會討論。

 

寫完價值陳述了嗎?你可能會注意到,三十個子彈句發展成四十句以上的陳述。簡化後的要點,常會激發出你沒想到或跳過的其他想法拆解和建構的過程,會開啟一些新思想和新的價值陳述。這四十句上下的陳述中,會包含最強版的三分鐘提案。現在,我們只需要排列陳述句的順序,再加以連貫,觀眾就能像你一樣理解你的提案。這部分就簡單了。

 

本文節錄自《簡短卻強大的3分鐘簡報》

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