工作太多?還是都在瞎忙?活用「番茄時間管理法」讓你職場效率倍增!

俗話說:「一寸光陰一寸金,寸金難買寸光陰。」這句話說明了時間的重要性。時間如流水,一去不復返。我們不光要訂定務實的計畫,付諸實際行動,還要利用自己可支配的時間,因為最後的行動成果都可見「單位時間」的運用效率。不會管理時間,什麼也「做不到」。

我不管走到哪,都會聽到很多人說自己「很忙」。「我很忙」這個詞在很多年前,儼然成為成功人士的標誌,更成為現代人的口頭禪。現在,人們工作和生活的節奏非常快,時間明顯不夠用,不管多麼努力,總感覺要處理的事情太多了,根本沒時間完成。於是,人們迷戀這種「很忙」的狀態,一旦覺得自己不忙,就好像被主流社會拋棄了。

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在我看來,有這種「很忙」的感覺恰巧證明他不善於管理時間,是人生失敗的特徵之一。特別是現在很多年輕人普遍沒有時間觀念,因為剛步入社會,或剛進新公司,還在適應期,沒有調整計畫,也沒有一套屬於自己的時間管理辦法,就只好用「我很忙」來自我安慰

 

該如何提高工作效率,讓自己更能集中精神工作呢?這是人們非常關注的一個問題。換句話說:「如何讓時間在我們的行動力中扮演積極的角色?」在我看來,最簡單易行的時間管理方法,就是「切分時間」,像流水線一樣進行管理。例如運用番茄時間管理法,從微觀角度分配和管理時間,發揮每個時間單元的效率,提升行動效能。

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我們把一顆番茄視為一個工作週期,以每二十五分鐘為一個單位,稱之為一個「番茄時間」。在這段時間內,我們要一直處在工作狀態中不能間斷。當二十五分鐘結束時,讓自己休息幾分鐘,再進入新的「番茄時間」。依此循環,直到完成計畫內的工作。

 

具體操作的原則是:

1 每個番茄時間都是完整的,不許分割,不存在半個或一個半的番茄時間,我們必須嚴格遵守這個原則。

2 如果你在一個番茄時間內,做了與當前的工作無關的事情,那麼這個番茄時間便是無效的,也沒有任何意義,必須作廢重來,進入一個新的番茄時間。每當一個正在進行的番茄時間被破壞,你無法享受破壞的成果(去偷懶),這是對走神的懲罰。

3 番茄時間管理法只適用於工作,在生活上無法應用,即使強制應用於生活上,效果也不盡理想,因為生活中的事情存在太多可變性,不像工作有很強的規律可以遵循。

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4 自己的番茄時間只適用於自己,無法與別人比較。不同的工作,在運用中產生的效果也不盡相同;就算是工作相同,運用的方法不一樣,工作效率也會不同。所以,你不需要跟別人比較,因為這種對比不具任何意義。

5 利用番茄時間來管理時間和分配工作,使用的數量並不能決定任務的成敗,只是為了提高做事效率。所以,不要覺得有了這個方法,做任何事就一定會成功。記住:效率不等於效果。事實上,你只是獲得更高的效率,能充分發揮和利用時間,以達到時間管理的目的,這有助於你養成良好習慣。

6 最重要的一項原則,就是你一定要擁有一個適合的作息表,要符合作息規律,也是自己所喜歡的,這樣才能更合理安排時間,堅持下去。一個不懂得維持身體健康的人,即使學會番茄時間管理法,也不會得到好效果。

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有了這些原則,剩下的就是如何具體實戰的問題。在細節方面,我們應該注意什麼?

第一、先做規畫。上班後(或早晨起來後)要做的第一件事情,就是規畫今天必須完成的任務,把想到和要做的工作列一張清單,寫在隨身攜帶的筆記上,或在電腦桌面上做一個醒目的表格。

第二、設定番茄時間長度。根據工作規畫,設定你的「番茄時間」,用手機或鬧鐘就可以,設定二十五分鐘的倒數器,然後開始工作。你可以根據自身的情況來設定「番茄時間」的長度,原則上二十五至三十分鐘為佳。

第三、休息時間。在二十五分鐘後,放下手邊工作,休息一會兒。這是重要的時刻,你可以站起來伸個懶腰,眺望遠方,放鬆一下眼睛。你也可以聽音樂五分鐘,以舒緩的曲子為佳。但是,不要利用這個機會打瞌睡。

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第四、按順序進行。訂下番茄時間後,就要按照規定不停工作,直到完成這個任務,然後把這項工作從清單裡槓掉,再繼續下一個番茄時間。所有工作要按照優先順序進行,先處理緊急和重要的事項,再處理那些不怎麼緊急和不太重要的事項。

第五、階段性工作。在進行四或五個番茄時間後(具體數量可自行決定,原則上不超出自己身體的承受力),就必須強制休息一個番茄時間,這是為了能提高後面利用番茄時間的效能。

 

本文節錄自《為何我們總是想得太多,卻做得太少:擊敗拖延、惰性、完美主義,讓行動力翻倍的高效習慣法則》

工作太多?還是都在瞎忙?活用「番茄時間管理法」讓你職場效率倍增!

・作者:  高原

・出版社:發光體

・出版日期:2020/12/30

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