高階主管都在用的「番茄工作法」是什麼?學會「時間管理」讓你大幅提升工作效率!

1987年9月某個多雲午後,我設定了第1個番茄鐘。地點在離義大利羅馬將近50公里遠的中世紀小村蘇特里(Sutri),我當時人正待在度假小屋的露台上。目標很明確,也很嚇人─「我要讀完這一章。」這一章是指某本社會學書籍的第1章,幾週後,在大學的課堂上要考。

那天下午的我完全沒想到,日後全球會有成千上萬人照這套做法,設定廚房定時器,以便有一段時間能革除干擾,專心做事。我完全沒想到,日後踏進滿是聰明程式設計師的開放式辦公室時,耳畔會響著定時器的滴滴答答聲。

也想不到,日後會有銀行執行長用跟我一樣的番茄造型定時器開董事會議。也壓根沒想到《紐約時報》、《衛報》和《哈佛商業評論》等隆崇媒體會介紹這一套工作法。然而這些全發生了,至今我仍覺得不可思議。

 

我現在還清楚記得番茄定時器首次響起時的感覺,那是一種非比尋常且難以名狀的平靜。先前,我的頭腦像一葉扁舟,在暴風雨裡搖搖盪盪不由己:「我得通過考試,有3本書要讀,但考前沒多少時間,絕對讀不完,況且我難以專心,總會分神,也許該擱下書本不理考試?也許該擱下書本做其他事?」

當番茄定時器響起,第1個番茄鐘時段結束,汪洋卻變得風平浪靜,我才發現,原來我做得到。我想設定下一個番茄鐘,而且方才的第1個番茄鐘只設定為2分鐘,不是後來認為理想的25分鐘。

 

由於我重獲平靜,重拾掌控,所以通過了考試,並開始研究番茄鐘:「為什麼番茄鐘會有效?一個番茄鐘時段該設定為多久?一天能進行幾輪番茄鐘時段?每個番茄鐘時段之間,需要休息多久?」我花許多年找出答案,開發為一套增進效能的工具,順理成章取名「番茄工作法」。

在我撰寫這篇新版序之際,當初為社會學考試設定的第1個番茄鐘猶在耳畔滴答,如同一位老友。

 

從1987年9月迄今,超過三十年,許多事情早已改變:網際網路和社群媒體改變我們的習慣與行為;智慧型手機告訴我們何時需要出門看電影、告訴我們先前車上訂的餐點即將在5分鐘後送到家裡;各種社群媒體和應用程式全天干擾不休。在這數位時代,番茄工作法如何發揮功效?

最常帶來干擾的事物,其實始終是頭腦。我們心裡有各種干擾,例如:忽然想訂披薩、更新臉書動態或整理書桌,這些依然能凌駕外部干擾,如電子郵件或臉書通知的叮叮聲。面對內部干擾的最佳方式是加以接受,心平氣和處理

 

方法與工具

番茄工作法包含五個步驟:

高效訣竅

這個基本流程為時一天,但也能更短,改為在一天裡多次進行。

實行番茄工作法所須的東西如下:

1. 番茄定時器(圖表2)。

2. 每天早上填寫一張今日工作表:

  • 在表頭寫上姓名、日期與地點。
  • 依優先順序列出今天要做的事項。
  • 「臨時急迫事項」的欄位,在臨時想到其他事項時記下來,本日計畫可依此調整。

 

3. 事項盤點表:

  • 在表頭寫上姓名。
  • 逐一記下事項,在一天末尾把完成的事項劃掉。

 

4. 紀錄表。

用來記下原始數據,以便化為資訊和圖表。依目標不同,這張表可有不同欄位,通常包括日期、描述,及所用的番茄鐘數目,至少每天更新一次,大多在一天末尾進行。

 

在本書所舉的簡單例子中,「記錄」、「加工」和「視覺化」等步驟直接在紀錄表上完成。

下面章節會提出番茄工作法的創新用法,別開生面,能一一加以實驗。本質上,番茄工作法可以循序漸進升級,所以各目標該依章節順序達成。

 

基於番茄工作法的原則,你可以記在手機、電腦或紙上,等番茄鐘時段結束再處理。這樣一來,你不是一逕當成無謂的干擾,而是留時間妥善衡量是否重要。如果你在短時間內面臨太多內部干擾,基於番茄工作法,你必須擱下工作、休息一段較長時間。

大量內部干擾意謂著頭腦在傳達一個訊息:我們沒有安然做手頭這件事。原因也許是擔心做不好,也許是目標太繁雜,也許是感覺時間不夠。為了自我保護,頭腦去想其他輕鬆容易的事,結果,我們就這麼東想西想,心不在焉了起來。

 

不過,無論是何種內部干擾或外部干擾,無論多頻繁,番茄工作法依然能發揮功效。番茄工作法有助於留意頭腦的狀況,有助於決定因應的方式。心頭突然浮現的事項,有時確實迫在眉睫,但大多能擱置20 分鐘,等番茄鐘時段結束再處理。

由於各種念頭通常只是大腦想分神,想擺脫手頭的事,這樣擱置有助於了解干擾背後的恐懼,而一旦找出恐懼就能設法處理,不致被恐懼支配,徒陷「對恐懼的恐懼」。此外,這樣擱置有助於持續自我對話,觀察自己,避開自欺欺人。

總之,你要是分心去傳訊息,而非專心工作,別擔心,下一個番茄鐘時段會更好。心平氣和點吧。

 

節錄自《間歇高效率的番茄工作法》

 

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