根據英國媒體整理的報告,發現一組驚人的數字:

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每個員工,平均一個月要參加62個會議,每個月參加的會議中,有近乎一半被認為是在浪費時間,因為每個月會花上31個小時,執行被視作是沒有效率的會議,而在美國,統計其無效率的會議一年造成的損失高達370億美元產值(約1兆1900億新台幣)

相信這個數據,不僅身為員工的你感到心有戚戚,若是你是老闆,當你認清員工根本無心準備會議,導致你的企業每天都在賠錢,或許正是你該去思考「有效率的會議」這個議題,並採納這7項改善「無效會議」的方法!

 

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#1:跟著排程走,員工必須謹記「沒做功課,就別開會!」

身為員工,心中應該要有一把尺,因為開會不是同學會,沒有姍姍來遲或是僥倖的心態來即興發揮這種事情。必須要設定明確的時程表,就像大型論壇,每個人只有幾分鐘,時間一到就要結束自己的言論,不能霸佔主席台!

 

#2:開會時,手機必須收起來

台上講話,台下滑手機,根本沒有認真在聽報告,相信這場景大家也不陌生,不管今天客戶是不是在另一頭發瘋的傳郵件追殺你,你都應該在這會議當下放下科技產品,開會就該好好專心!(小編經驗談:客戶真的不會因為你立刻回覆他訊息,殺意就減輕一些啊 逃~)

 

#3:過濾「是不是真正有必要」參加會議的人

根據統計,一場有效率的會議,最佳人數是控制在4-7人,有意義的組織運作,就是要找對的人參與做產出與貢獻,並把結論傳遞給其他人執行,而不是把所有人都拉到會議間,就會得出完美的共識!

 

#4:既然高鐵都不等人,為何會議要等人?

「準時開會」就是一切的核心!告知開會時間,讓參與者準時抵達,你甚至可以嘗試把會議時間訂定在「9:24」這種非整點的時間,反而能讓參與者好奇時間為何如此精準,而更加準時抵達!

 

 

下一頁,#6 完全是個大重點!