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#1.一個人單向表達。

開會的目的,除了固定指派任務與佈達一些規定外,開會的用意,是為了讓同仁們能在這一段時間內,直接面對面溝通工作細節與流程,確保團隊合作的進展計畫是否如期地發展。若每回開會,總是淪為主管或老闆的致詞大會,每天每週每月固定時間,到同一地點聽他們演講,那就只是單向的傳達政令,而非有效溝通。

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#2.沒有事先做準備。

想要讓開會能達到實際效用,每個與會成員,在事前都應該對於此次的會議的目的,得有明確瞭解與事前準備才行。部分上班除,每次開會都僅是志在參加,不願發表意見與參與討論,秉持著,因為被要求要到場,所以只好抱持著來消耗上班時間,對於會議內容與決策,完全沒有想要費心神或腦力去思考,那就真的只是在相互浪費時間。

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#3.沒有定義好主軸。

有意義的會議,必需要有明確的討論主題與目的,而不是為開而開,或是走一個形式主義,打著民主開明的大旗,但實則,所有的決策權與話語權,早就掌握在特定少數或是老闆一個人說得算。或因為公司固定有開例會習慣,總是會前臨時抱佛腳,上桌後,眼看沒人發言硬擠出話題尬聊,為了批評而批評,沒事雞蛋裡挑骨頭,為了糾錯而找芝麻蒜皮的是訂正,那就失去開會真正的意義。

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#4.人多嘴雜沒定論。

會議的參與人數,有時候也會直接影響其實際效用。當一場會議與會人數多到一定程度,自然就會排擠到每個人的發言時間,以及決策投票的佔比。看似越多人越民主,但太多人參與討論與投票,實際上不一定就是好事。一是,開會必須聚集所有人在同一時間地點出現,這會壓縮掉所有人的工作時間;二是,若是每個人都有各自的想法與建議,人多嘴雜,最終反而越開方向越亂,越難有明確結論。

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#5.用開會解決問題。

許多公司會設立固定的開會方式,像是晨會、週會、月會或年會,但這類制式的開會時間與流程,經年累月的長久實行,但卻從沒有人去審視或是閱讀開會紀錄,便容易最後讓這一類例會,變成固定僵化的工作過場形式,既達不到開會的目的,又浪費了大把時間在沒必要的會議上,得不償失。

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