插畫家與作家馬斯.多利安(Mars Dorian)就說:「近幾年來,我的晨間習慣變得更緊湊、目標也更明確。年紀越大,我就越不想浪費時間。」神經科學博士達雅.羅斯(Darya Rose)也說:「早晨會讓大腦做好準備,決定接下來一整天的運作模式。你想變得容易分心,像無頭蒼蠅一樣在一大堆事情間繞來繞去?

還是想集中精神,有意識、有目的地選擇自己要做的事?我個人比較喜歡後者,因為這樣我才能完成更多事、端出更好的成果,而且在那種狀態下,我的壓力會減少,態度也更為積極。所以我會盡量讓早晨時光保持簡單、井然有序。」

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當然,不要為了這段高專注力與高生產力的時間而犧牲自己的家庭。找到個人內在的平衡非常重要。無論是在家或是旅行途中,與家人一起享受平靜的早晨都能提供你所需的燃料,讓你一整天工作更有效率。用美國華盛頓州檢察長鮑伯.佛格森(Bob Ferguson)的話來說:「我希望孩子每天都能有個好的開始⋯⋯晚點上班、晚點開會或晚點做其他事都很簡單,但我無法保證自己晚一點一定有時間陪他們,所以我想把早上這段時間留給我的孩子。」

請嘗試以下五項練習,看看你能不能變得更專注、更有生產力:

擬定待辦清單,確實完成所有待辦事項

「擬定待辦清單,確實完成所有待辦事項」是提升整體專注力與生產力的第一步。建議你可以在當天下班或工作結束後(更多相關內容請看第五章)將隔天的待辦事項寫下來(用紙筆或數位方式記錄都可以),這樣第二天坐下來開始工作那一刻,你手邊就會有完整的待辦清單。

這個方法能有效減輕「決策疲勞」,因為你知道這一天該做什麼,不會像以前一樣容易分心、繞著一大堆不重要的事情打轉。制定待辦清單能釋放你的心,讓你不再為了重要任務煩憂,寫下來就表示你隔天一定會記得(去做)。傑瑞米.佛戈法官在訪談中告訴我們,他每天早上都會「仔細思考哪些是真的必須完成的正事(而不是一大堆占用時間的瑣事),以及要怎麼做才能做到最好」。

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我們很鼓勵你用這張清單來釐清工作,並將其轉化為自我動力,但是千萬不要讓清單滿到超出個人負荷,導致最後累癱,什麼事都沒做。清單上只要列出五到六個項目就好,除此之外,你可以穿插幾個比較輕鬆簡單的工作,讓自己淺嚐一下勝利的滋味、享受完成任務的成就感,這種感覺非常關鍵,絕對不可小覷。若你發現自己無法在一天內完成三件事,那就減少項目,就算清單上只有一件重要事項也沒關係,完全不嫌少。

假如你在工作時突然想到新的待辦事項,除非這些任務非常緊急、一定要在當下立刻完成(不過通常都不是啦),否則就另列一張清單(也就是「暫存清單」),這樣你在寫隔天的待辦清單時,就可以把當天尚未完成的任務及暫存清單裡的項目列進去。

如果沒有提前擬好待辦清單也沒關係,早上上班或工作前寫就可以了。不過一般來說還是在下班或工作結束後擬定比較好,這樣隔天一早就能馬上進入狀態。

先做最重要的工作

待辦清單上的項目一定要排出優先順序,不然沒什麼用(除非你是個自動自發、紀律超嚴謹的人)。抓完順序後,記得,先做最重要的工作。

每個人都有過這種經驗:明知道自己手上有一、兩件應該要完成的事,最後卻選擇其他比較簡單的事來做,這種情況我們稱之為「積極拖延」(positive procrastination)。如果只是偶爾發生,的確能創造出一定程度的成果和價值,但如果想讓待辦清單發揮正確的功效,一定要先做最重要的工作。

現在你已經知道最重要的工作是什麼了。實際上做起來可能不太輕鬆,不過一旦跨出第一步,著手處理那些很想做、卻一直延宕的事(例如需要全神貫注才能好好完成的工作),或許你會發現過程非常有趣,甚至很享受也說不定。

喬治城大學電腦科學系副教授卡爾.紐波特(Cal Newporter)在他二○一六年出版的《Deep Work深度工作力》(Deep Work)一書中將「深度工作」定義為:「在不分心的狀態下進行專業活動。這種專注可以把認知能力推向極限,而這些努力可以創造新價值、改善自身技術,讓他人難以模仿。」相反的,「淺薄工作」則是:「往往在分心狀態中執行且無需高認知能力的後勤類工作,這些努力通常無法創造出多少新價值,他人也很容易模仿。」

這就是你的首要任務。用簡單一點的話說,就是把早上這段時間拿來思考工作,其他枝微末節的小事留到下午再做吧。

不要一大早查看電子郵件

大部分的人一大早就打開電子信箱或登入社群網站,然而這種行為會嚴重削弱個人的晨間生產力。

「起床後立刻查看電子郵件」表示你用當天的現實來喚醒自己,這種方式會讓大腦承受極大的壓力,導致你態度消極(而非積極),因為你決定先去承擔他人的需求,而非處理自己的需求。正如企業家兼作家朱利安.史密斯(Julien Smith)所說:「(一早起來就)看電子郵件,然後其他什麼事都沒辦法做的感覺真的很討厭。」

不看電子郵件與社群網站能讓你更容易掌控自己的思緒。假如生活中需要一點紀律,可以移除社交軟體、關閉手機通知,或至少設定隱藏,不要讓這些訊息(及其他應用程式)跳出來、顯示在鎖定螢幕上;這樣一來,你就必須先認真完成手上的工作才能悠閒地滑手機、做其他事。要是這些方法全都沒用,那就在早上生產力最高的這段時間把手機放到別的房間吧。

「說到電子郵件,最糟糕的反應就是『回信』,因為接下來只會你一封、我一封,沒完沒了。」﹂ — 史考特.亞當斯(Scott Adams),超人氣漫畫《呆伯特》(Dilbert)創作者

打開電子信箱的那一刻,你就進入了被動反應模式,開始處理他人的需求與計畫,而非完成自己的工作,無論你是受雇員工或自行創業都一樣。千萬不要讓任何人(老闆除外)阻礙你和當天所需執行的任務;至於其他的事,都是別人的問題。

你可以視工作環境的嚴苛程度適當調整這個方法,以確保自己能在早上掌握重要訊息、無所遺漏,同時減少查看電子郵件的頻率(搞不好你晚一點回覆,問題就自行解決了。)關於這種情況,軟體工程師與多元化支持者崔西.周(Tracy Chou)提出了一個絕佳的應對策略:「我會一大早查看電子郵件,但我只會回覆那些用一、兩句話就能快速解決的信。」

早上一定要保持積極主動的態度,不要陷入消極被動的漩渦。畢竟你可能一直到死都還是會收到電子郵件。

排除晨間會議與電話聯繫

如果你發現工作時間經常被一大堆會議吞噬,請試著與相關人士或部門協調討論,減少參加會議的次數。你可試著展現決心說服老闆,表示自己一定會好好利用會議的時間努力工作,說不定他們就會允許你缺席一些比較不重要的會議(請把這件事視為長遠的目標,逐步減少參與會議的次數)。

雖然實踐這個方法的可能性與成功率取決於個人的職業、工作內容及資深程度,但我們還是建議你盡量試著把晨間會議與電話聯繫的次數降到最低。

「執掌派拉蒙影業那段期間,我幾乎每天早上八點半都要開早餐會議。離開派拉蒙兩年後,我就不再每天安排早餐會議了。」 — 雪莉.蘭辛(Sherry Lansing),好萊塢史上第一位領導電影製片公司的女性

假如早上是你生產力最高的時段,那把這些寶貴時光浪費在開會與電話聯繫上真的很沒道理,而且老實說這些事通常也不需要你火力全開、發揮百分之百的實力去做。作家蘿拉.范德康(Laura Vanderkam)就說:「安排日常行程時,我會把早上的時間空下來,讓自己好好專心,等到上午十點半後才開始用電話。雖然有時還是會破功,但我試著盡量堅守這項原則。」

若你的職位角色可以對他人需求設下界限,請清楚表示自己每天方便的會議與電話時段為午餐時間前、接近中午這段時間,或午餐時間後的下午一點到兩點,同時確保他人尊重這些界限(若是與他人共用行事曆,可以把早上的時段標記為「已安排」),只有在非常例外的特殊情況下才能打破這項原則。

化大目標為小目標

也許你有聽過「要怎麼吃掉一頭大象?一次一小口慢慢吃」的說法(類似「九層之臺,起於累土;千里之行,始於足下」,亦即所有遠大的成就都是從細微的小事開始的)。雖然我們建議早上還是吃清淡一點比較好,但如果你想好好運用晨間時光來完成最重要的工作,一定要把這句話聽進去。

沒有人能一頭栽進遠大又充滿野心的驚人計畫,同時又期待自己能立刻攻頂、達成所有預先設想的目標。這種大規模的工作不僅需要妥善控管、掌握進度,也需要拆解成多個小任務,也就是「一次一小口慢慢吃」。如果你想在早上(也就是日常生活中的責任開始步步進逼前)完成最重要的工作,請將它化為一個個可行的小目標,然後再著手處理,因為這些小目標不僅容易上手,也很容易完成。

反向操作

要是早上偏偏不是你生產力最高的時候,而且不管再怎麼努力都一樣,那該怎麼辦呢?

作家克里斯.古利博(Chris Guillebeau)說:「自己的習慣就是最好的習慣。像我都在早上看電子郵件,而且晚點才會運動。如果有人提倡相反的做法,那也很好,但我認為大家都應該要找到最適合自己的方式,而非一味模仿別人。」想找到最適合自己的方法,一定要睜大眼睛、拿出實驗精神,嘗試一下截然不同的工作模式,並觀察一、兩個星期,接著再轉換跑道,而採取新的模式後也同樣要堅持一段時間,看看成效如何再做定奪。

如果你下午、甚至是晚上的工作效率比較高、成果也比較好的話,可以把上述建議全都顛倒過來、反向操作,也就是在早上這段生產力低落的時間處理電子郵件、行政工作與枝微末節的小事,將生產力最高的時段留給最重要的任務。

如果因為工作的關係必須一大早就查看電子郵件,這點完全可以理解,再說我們也不想提出什麼會害你被炒魷魚的建議。在這種情況下,你可以採取中庸的方式,在工作時過濾電子郵件,好讓自己能妥善掌握、了解當天有哪些必須處理的事項,接著投入最重要的工作,每隔一小時(或你方便的時間)就看一下信箱,這樣你就能即時回覆緊急或重要的訊息。

職場心理學教練與專家梅樂蒂.威爾汀(Melody Wilding)表示:「大多數人都知道自己在特定時段的生產力比較高,但重要的是你有沒有能力找出出這些時段,並據此調整自身的行程計畫。好好注意一下自己何時最有工作效率吧。

節錄《起床後的黃金1小時