舉個例子,如果我的老闆請我幫公司跑腿去購買某項物品,除非已經是買過好幾次的東西,否則我不會輕易說「好!」我會想先知道他想要便宜能用的就好?還是要品質好又耐操?還是要擺出來好看的頂級品牌?如果不先弄清楚,我就沒有方向,所以我會用最迅速的確認方式,了解老闆想要什麼,有效率的達成任務。

而且,我會在過程中記下老闆的想法,下次不用問就大概知道他的考量是哪些。

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但我發現,大部分的人都會不假思索的就說出「好!」有時候,甚至可能完整的指令都還沒交代完,對方就滿口答應說:「好,我知道了。」奇怪了,整件事情都還沒講清楚,你怎麼就說好呢?然後,交出來的成果零零落落。這時候如果我說這裡不行喔,這裡、那裡要修改,又來了,他可能又會繼續秒答:「好。」

仔細想想,你是不是經常這樣,嘴巴上的應允,都跑在你的思考前面?面對指令,習慣性就說好,其實你根本還沒想清楚,可能要怎麼做比較好。

我自己很習慣在交代事情時,多說一句「不懂的話要問」。但是大部分的人都不會問,因為他們老是覺得:「我沒有不懂啊,不就是照你說的這樣嗎?」通常越沒有經驗值的人,越容易出現這樣的狀況,因為沒做過,所以也不知道該問什麼。

我的建議是,如果是第一次被交辦任務,或許你還不知道該問什麼問題,但是當你做過之後,你一定要記得那些容易出錯的細節,下次承接任務時,就要提出疑問。

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方向不對的話,就算做對事也沒用

很多時候,能夠把事做好,都來自於「你能問對問題」。從有些人的發問,你就知道他已經掌握了這件事情的核心,通常交出來的成品不太會有錯。反而什麼都不問,直接就說好的人,經常可能從方向上就是錯誤的,即便內容是對的,卻也不能用。

養成這個好的工作習慣:把細節確認清楚,再向前衝,不然請不要輕易的答應。這是一種自我負責的態度。

我有位雜誌主編朋友告訴我,每次到了編輯會議的時間就會發現,那些能力強的編輯,會花時間一再的確認撰稿方向,並討論主編這次是否有特別在意之處,以及有沒有絕不要觸碰的議題。他們花在討論方向、確認細節的時間較多,但是最後往往能提早交稿。就算有地方需要微調,還是能在真正的截稿時間之前做完修正。

而能力普通的編輯或剛進公司的新人,往往很少確認大方向與細節,而是花非常多的時間寫稿,然後拖到最後一刻再壓線交稿,但是內容可能從方向就錯了,有時候甚至整篇都要重新寫過。每次看到這種情況,她總是心想,最後一刻才交稿,難道你覺得交來之後不會需要修改嗎?到底哪來的自信?

簡單來說,有些人會花時間再三確認,以確保品質,並且留下修改的時間。但大多數人卻以為只要把東西做完,交出去以後就沒事了。想想自己,是哪一種人呢?

 

掌握大方向與小細節,你才能快狠準

那些可以快狠準的人,絕對不是因為他動作快,而是因為他先思考過,並再三確認,推敲過結果,有把握才出手。這也是我的工作習慣之一,因為我不喜歡做白工,我只想做對的事情、有產值的事情,我最討厭花時間做白費工夫的事了!審視一下,你有這樣的工作習慣嗎?

早些年,自己還年輕,還在創業初期的時候,我曾經因為員工一再交出不OK的東西給我,直接把他轟出辦公室。當時的心情是:為什麼一直把這麼爛的東西交給我,這就是你認為自己的價值嗎?為什麼不願意為自己交出的作品負責呢?

後來在職場上磨練多年,我看的人多了、遇的事也多了,脾氣也變好了。現在的我,在職場上已經不會動怒了,但我會默默放棄工作態度或工作習慣不優秀的人。

對自己交出的作品負責,而且是每一次。因為那上面都寫著你的名字,作品的程度就是你對自己的定義。

 

問問題不代表笨,而是代表有在思考

曾經有位主管和我分享,她當主管十多年,那些常常發問的人,往往也是最後做得最好的人。而那些完全不發問的人,交出來的東西往往問題一堆。有趣的是,卻有很多人問過我:一直問問題,難道主管不會覺得我很蠢、很煩嗎?

不覺得很妙嗎?主管與員工這兩邊,說的剛好是對方的答案。主管認為你該問,才能把事情做好,而員工卻往往覺得如果一直發問,主管一定會認為我很煩或很笨。

其實,會問問題的人,表示他有聽懂,而且正在思考,至於馬上就說好的人,幾乎都是還沒聽懂,就急著應允。既然沒聽懂,自然也不知從何問起。

 

#當你獲得任務的交辦,務必多確認細節

這是我們常會在職場上看到的狀況。

老闆對小英說:「妳明天聯絡廣告公司,跟他們確認下個月的活動細節。出席的名單出來了嗎?我們指定邀約的名人確定會出席嗎?現場的酒水交給誰處理?沒問題吧?」接著老闆又補了一句:「至於預算,妳暗示對方一下,這次費用有點高,效率卻有點慢,表達一下我有點不滿意。」

除非你是老闆的心腹,早就很有默契,不然如果老闆說了這麼多,小英只回了「好!」你是老闆的話,會不會懷疑小英到底有沒有聽懂?到底能不能做好後續?當老闆起了這樣的念頭,就很容易放大檢視你做不好的地方,因為誰叫你這麼敷衍呢?這顆地雷是你自己埋的啊。

那小英應該怎麼說呢?

先說這句開場白,「老闆,我想再確認一下。」然後針對老闆的問題一一確認。

「我明天早上會打給廣告公司的小李確認所有能夠出席的名單。你需要的是所有名單對嗎?媒體名單、表演名單,還有名人列席名單,我全部都會請廣告公司準備好。」

「至於我們指定的名人,是上次你說的XXX小姐與XXX先生對嗎?我會特別確認有沒有邀到,如果沒有,也會請廣告公司提出建議的替代人選」。

「酒水的部份,上次的決議是另外再包給XX公司處理,他們有配合的酒商會提供整個服務,目前進度到哪裡了,我會一併確認後再回報。」

「預算的部分,老闆你希望我直接向窗口反映,還是應該找他們這次的總負責人?你希望我們這邊是稍微表達不滿就好,還是應該讓他們知道這次這樣有點離譜?大概是希望表達到什麼樣的程度呢?」

這樣的小英,老闆才會覺得她有聽懂指令,而且更有辦事能力,跟只會說「好!」的小英,薪水絕對不會是在同一個等級啊!除非,你是跟在老闆身邊多年的老手,就算老闆說得這麼模糊,你都能很快參透一切,那是你跟老闆之間的默契,或許就可能不需要確認這麼多細節。

 

任務內容如果有預算又有人情,是最難的

涉及到跟錢有關的預算問題和人情世故的問題,難度通常比較高,如果你沒經驗,也不知道如何處理,請不要逞強。你可以說:「老闆,這部分我怕拿捏不好會得罪人,可以請你教我應該怎麼表達嗎?」

如果你真的不知道該問什麼,通常是能力不足,或者經驗值不足,至少請你重複一次老闆的話。萬一有錯,老闆還有機會當場幫你修正,避免你犯下愚蠢的錯誤。沒把握的話不要裝懂,老闆才有機會教你,或者他會知道這個要求超過你的能力,他應該自己出面。

教大家一個小技巧,如果被交代任務的當下,真的想不到要問什麼問題,至少把老闆的話重複一次:

「好,我明天聯絡廣告公司,跟他們確認下個月的活動細節。跟他們要出席的名單,然後確認我們指定邀約的名人是否會出席。再問清楚現場的酒水交給誰處理。再跟廣告公司說,這次費用有點高,效率卻有點慢,老闆你這邊有點不滿意。」

這個時候如果老闆覺得有問題,就會趕快修正你,例如:「不只是出席名單,媒體名單、表演名單都要。表達不滿的話,你不要去跟窗口講,直接他們總負責人講。」至少有個機會,再把細節補滿。而這些細節,你就應該學起來,下次最好由你來發問。

總之,老闆交代工作,千萬別當句點王,問就對了!偏偏大部分的人都急著說「好」、「OK」,急著結束話題,然後逃離現場!現在開始,學會幫上老闆更多忙,你在老闆心中的價值就會不一樣!

 

問到容易不耐煩的主管,請直接給他選擇題

有人說,可是很多時候老闆說話都很簡短,點到為止。而且如果遇到時間寶貴或者很容易不耐煩的老闆,該怎麼發問呢?有時候問了都叫我自己想辦法,怎麼辦?的確,我知道有些老闆會說:就先這樣,其他你自己去想辦法!甚至也有你發問,他就動怒的老闆,覺得怎麼這種小事都要問?

先來分析老闆的不耐煩,可能有以下幾個原因。或許他真的很忙,也很不喜歡說明細節,認為員工應該自己去想辦法,這種老闆你最好別當下煩他。不妨在接下任務後,去求助有經驗的前輩,或者老闆身邊的特助,然後再想辦法完成。如果老闆經常如此,辦公室裡面一定有人可以解!就看你懂不懂得去求助!

會說你連小事也要問的情況,也有可能是你問的問題真的太淺太廢,或者其實老闆已經教過你很多次,但你還是不長進,一直停留在聽不懂的程度,那他當然不耐煩。我也遇過喜歡跳級發問,不找自己主管、同事,為了想要表現,而喜歡故意問老闆很多問題的人,雖然是在刷存在感,但是問的問題如果太不重要,真的也會讓人想跟他說:「這些事,你應該先找你主管。」

所以不是不能問問題,而是你應該問「有水準的問題」,如果還沒辦法,那就先找人相助,先度過這次任務,從中獲取經驗,再繼續提升自己的程度。

 

提案給老闆,應該做到什麼程度?

以我自己的習慣,我會希望員工交提案給我前,自己先做足準備,也準備好我需要做決定的資料,盡量讓我可以快速的了解重點後,也能快速下決策,讓我不需要再問他一堆問題。如果我需要反問一堆問題、追一堆細節,就表示這個提案是不完整的。

忙碌的老闆最討厭的就是,當他好不容易有時間看你的提案,結果可能只是問最基本的:那你說的這個要花多少預算?你卻回答:「啊……我還沒問到這個。」連成本、預算都不知道,老闆根本不可能跟你繼續討論下去。但很多人都有這樣的毛病,每件事情有點皮毛了,就忍不住跑去跟老闆說,其實提案根本不完整,這樣真的只是在浪費彼此的時間啊。如果你常常這樣,老闆真的會對你很不耐煩。

如果你的提案很好,老闆應該可以直接回答你,他決定要怎麼做,甚至是照著你建議的方式去做,這也肯定了你的能力。但如果你一問三不知,那這個提案根本完全不及格。如果老闆能用很少的字數回答你,就是你的能力越強!例如:「好,就這樣做!」「好,都交給你!」而不是還要跟你說一堆細節、問一大堆問題,才是真正幫上老闆的忙。

 

申論題、是非題、選擇題,就是你的工作能力

「我應該怎麼做?」是申論題,能力不足的員工經常給老闆申論題,變成老闆得替你想辦法,千萬別當這樣的職場伸手牌。

「可以這樣做嗎?」則為是非題,程度稍微好一點了,能夠提出內容,但是萬一老闆覺得不可以呢?你不就又得重來一次。

所以記得喔,請給老闆選擇題,讓他可以快速選答案。針對A方案、B方案、C方案分析各自的優缺點,並且提出你的建議。「我建議選擇A方案,因為……。」

別再傻傻的以為先交出提案再說,如果老闆提出問題,再去幫他找答案。很多人在職場上都是這樣瞎忙,卻以為這就叫做幫老闆的忙,而且還忙得很開心,真的不是啊!其實這樣做的你,只是在給老闆添麻煩。能讓老闆快速做決定,不用再瘋狂追問,才能真正幫上他的忙喔。

 

主動爭取表現的機會,展現不可取代性!

更厲害的員工,是只要清楚了解老闆的目的之後,就敢扛下責任:「好,這個案子都交給我!」因為,他充分理解老闆要什麼,而他的經驗值和能力也確實能做到,甚至他還能主動爭取其他事務,「老闆,另外那個部分要不要也趁這次一起更新,讓我這次也一起處理好嗎?」

這時候老闆心裡,一定會讚賞這個願意主動幫他解決問題的員工,因為大家都是盡量躲事情,但你竟然是主動攬事情。而當你真的做到你說的,他就更清楚你的能力,以後就會主動把重要事情放心交予你,甚至意識到應該給你更大的權限,當然薪水也很可能就一起調整了。

想在職場上發光,請把自己變成這樣的員工,讓老闆不能沒有你!

 

職場辣雞湯

問老闆該怎麼做,是申論題/問老闆能不能做,則是是非題/最出色的員工會幫老闆準備選擇題,還附上答案!

 

節錄自《 職場又不是沙發,追求舒適要幹嘛?