根據我的經驗,答案是肯定的。雖然可以利用的時間有限,也許無法取得較大的成果,不過倒是能「奠定發展的基礎」。只不過越是忙碌的時候,越需要策略性的做法。關鍵就在於分析自己的業務環境設定符合業務環境的目標,從而進行高密度的學習

 

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分析業務環境

部長隨行祕書的業務特性是經常早出晚歸,週末也無法放鬆休息。為了應付突發狀況,必須全天候待命,休假日也得處理大量來自四面八方的聯絡工作。不過即使是在如此忙碌的業務生活中,仍然會有待命時間和休假日。只要考慮以下幾點情況,分析業務環境後,還是能騰出可以學習的「時間」

第一,掌握業務的特性。執行勤務的地點、外勤時間的多寡等,這些業務的屬性都得詳細掌握。以隨行祕書為例,來回各地或整天外勤都是家常便飯。因為得四處奔波,身上不便攜帶要學習的書,所以我評估過隨時攜帶書本的困難後,選擇了一鼓作氣專注學習的方式

 

第二,掌握可以運用於學習的時間。由於隨行祕書的業務特性,可以學習的時間相當有限,所以我以每週學習三個小時為目標。

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第三,分析目前可以學習的時間中,能夠專注學習的時間。想要在短時間內大量學習,必須投入高度的專注力。以隨行祕書為例,因為週六上午的時間段相對安靜,我通常安排在那段時間專注學習。

 

設定適合業務環境的目標

掌握業務環境和學習時間後,接著開始設定合適的目標吧!依照以下順序細分目標,你將會看見目前的當務之急。

第一,設定最終目標。例如把考取證照視為最終達成的目標,就像我的目標曾經是美國註冊會計師證照。雖然當時要在忙碌的生活中達到目標,並不那麼容易,不過現在回想起來,多虧過去在忙碌之中花費時間一點一滴累積起來的小成果,才使得我在日後有了空閒時間後,能夠更快達成最終目標。不禁一番寒徹骨,焉得梅花撲鼻香。

 

第二,列出達成目標前需要的準備。美國註冊會計師考試的應考資格之一,是過去已取得的學分。以我考取證照的加州為例,會計師考試的應考資格為先修經濟學二十四學分和會計學二十四學分。

第三,從目前情況下有能力執行的部分開始準備。在正式準備考試前,為了取得應考資格,我先在網路大學(Cyber University)修讀不足的學分(會計學十二學分)。這是因為我認為在當時一週只能學習三個小時左右的業務環境下,要達到取得學分的目標綽綽有餘。

 

學習也是聚沙成塔

儘管業務生活忙碌,我依然修滿美國註冊會計師考試中要求的學分。像這樣透過對業務環境的分析,找出零碎時間來學習最終必然有助於達到極大的成果時間就是金錢,至於在忙碌的生活中騰出的零碎時間,自然就是零錢。零錢也是錢,零錢累積下來,就是一筆鉅款。只要領悟出將零錢累積成鉅款的技巧,就算是過著忙碌生活的職場人,也能親身見證「聚沙成塔」的巨大發展。

想要在忙碌時高效學習,必須仔細分析業務環境。分析業務環境後,設定可以達成的目標,再根據目標決定學習方法忙碌的職場人想要高效學習,務必先從業務環境開始分析,再設定可行的策略。

 

偷時間學習的三技巧

「你怎麼會有時間學習啊?」這是職場同事最常問我的問題。我是怎麼騰出時間學習的?仔細回想,可以總結以下三點技巧。

 

善用機器的勞動力

在日常生活中,我們有些經常要做的動作。如果能找出最有效執行這些動作的方法,並加以實踐,就能在平時節約時間。這時最重要的,是區分機器可以替代的事情和我必須親自做的事情。接著考量機器作業的時間,決定動作的順序

舉例來說,下班回到家,按下電飯鍋的煮飯鈕,就能省下煮飯所需的時間(大約三十五分鐘)。在電飯鍋煮飯的同時,還能完成其他事情,像是洗完澡後,邊看電視邊準備幾道配菜。完成這些事情需要二十五分鐘,剩下的十分鐘便可以事先檢查當天要學習的內容,一邊等飯煮好。利用這種方式,將平時經常要做的動作交由機器代勞,有助於騰出學習的時間

 

減少轉換成本

所謂轉換成本(switching cost),是指從目前使用的貨幣、產品轉換到另一種貨幣、產品時產生的成本。在我們的生活中,也存在這種轉換成本。上班進辦公室後,通常不會立刻處理業務,而是先向同事打招呼,寒暄幾句,之後才真正開始工作。這時,從上班進入工作狀態所花費的時間,也可以稱為轉換成本。根據一項研究指出,轉換成本降低了公司百分之二十到四十的業務效率。

該如何減少轉換成本?舉例來說,在上班途中事先想好今天的待辦事項,就能在進辦公室後立刻投入業務中。利用這種方法檢視自己的生活習慣,減少轉換成本並提高業務效率,便能騰出學習的時間

 

一次解決簡單的瑣事

想要在一個小時內解決十件各需要花費十分鐘的事情,該怎麼做才好?一一處理這些事,總共需要一百分鐘;一次處理兩件事情,需要五十分鐘,只花費一半的時間。想要在有限的時間內做最多的事,最好一次處理兩件簡單的事

我一般用餐時看電視新聞,或者在上下班時間打電話問候朋友。也會利用上廁所的時間看網路新聞,掌握世界脈動;運動的時候學習英文。只要像這樣養成同一時間處理兩件事的習慣,也有助於騰出學習時間

 

節錄自《下班後1小時的極速學習攻略