Tip 1:七次「為什麼」,幫自己省下七倍力氣

「為什麼我會被指派到這個案子?」「為什麼客戶會將十億日圓的巨額投入這個案子?」「為什麼這個案子得在三月底完成?」即使是一般的例行公事,也要從原點提出質疑,這對未來執行工作或與人溝通時都是必要的,如果只是因為主管說一句,才跟著動一下,我們永遠無法找出深入核心的解答。

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我過去在IBM隸屬開發製造部門,曾嚴格地教育員工,每當要執行下一步工作之前,至少要重複問七次「為什麼」,比 TOYOTA的「五個問題」工作執行法還要多。

「為什麼處理變慢了?」

「為什麼處理感覺很慢?」

「為什麼我覺得以前的處理速度很妥當?」

「為什麼需要處理的資訊量這麼龐大?」

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「為什麼我要處理的資訊中,有這麼多附加要素?」

「為什麼我一定要用這台電腦?」

「為什麼電腦的處理會有限度?」

「為什麼我想解決這個問題?」

當時的我,不停地在所有工作上重複問自己這些問題。現在回頭想想,我深刻體會到當初在IBM所學,後來變成非常大的助力。

別人的成功SOP,對你未必有效

從小我就認為,地球上唯一對每個人都平等的,就是「時間」和「重力」,只有這兩項是永恆不變的,因此我對其他事物都抱持懷疑的態度。萬事都有原因,能夠掌握這個原理,就能挑戰更困難的問題。世界上,沒有一件事情能光靠外表判斷,然而,近年來卻颳起了一股教人如何「快速成功」的風潮。

用「How」而不用「Why」解決問題的人增加了,暢銷的成功者工具書也都全是說明「How」的書。大家都誤以為追求成功的捷徑,就是「工作速度快」、「工作能力強」,這是十分危險的。沒有能力探求更有深度的內容,卻不停被逼著交出工作成果,這只會讓我們更加缺乏思考的能力和習慣。光靠「做法」已經無法帶來改變,唯有主動提出「如何做」,才能不停地前進,創造更好的世界。

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Tip 2:狀況永遠在改變,別把工作排太緊湊

工作通常會優先分配給能力較強的人,愈是優秀的商務人士就愈忙碌。這時候,安排工作的優先順序的就會變得更加重要。在工作上,常有許多不得不做的事堆積如山,而此時影響工作成果的,就是決定優先順序的方法。

決定優先順序的困難點,是因為沒有事情會百分之百照計畫走,狀況永遠都在改變。因此我們必須「每天」、「每小時」、「每分鐘」重新審視工作的優先順序,才是聰明又有彈性的工作方法。如果排定工作順序,就無法更改、不懂得變通,反而是辦事不力,有許多人執著於這種既定順序的工作方法,不過一旦工作量超過處理的範圍,常會無法準時完成。

主管臨時派的工作,不要急著先做

有很多人堅守一個錯誤的工作準則:「Last in, First out」,意思是一但有新的工作出現,就將當下手邊的工作擺到一邊,之後再做。工作時隨時都會發生出乎意料的狀況,階級愈高愈容易因為突發事件忙得團團轉,例如部屬的疏失、臨時會議等等,常常無法按照自己預定的工作計畫執行。

另外,透過郵件交派的工作,都會產生「晚點再做」的想法,然而,若是主管直接當面交辦的事項,就會覺得無論如何都得優先處理。有些人會容易因是否當面受託以及受誰所託,而影響自己做事的優先順序,最後就演變成被眼前的工作追著跑,並且不得不將真正重要的工作延後。
我在蘋果和IBM的時候,經常聽到外國同仁之間有這樣的對話:

主管對部屬說:「你能不能幫我做這個?」

部屬立刻回答:「OK。但是我正在處理A案件,所以我會在中午過後開始著手。」

如果是緊急案件的話,當然要優先處理,不過上述的回答,證明了這位部屬有好好思考過自己的工作優先順序,與其毫不考慮地先做後來被交付的工作,不如先想想手上工作的緊急度,再主動向主管提出完成時間。

別把行事曆排滿,留一個小時緩衝

和提姆‧庫克開會的時候,四次中有三次會因故延誤;我也曾遇過賈伯斯和甲骨文的賴瑞前來日本,卻臨時取消會議的狀況—這種時候,實在沒時間坐下來慢慢思考或調整工作的順序,我抓緊每一秒,重新審視並排定後續的行程。

每天、每小時,就算只是搭電梯或走路,試著重新審視、思考一天或當周工作的優先順序。這是要求「速度」的時代,光是遵守事先排好的固定順序,已經無法把工作做好了。倘若常常出現突發的工作,各位就必須養成每天留一小時緩衝時間的習慣。我選擇每天早上約五、六點就到公司,先處理這些問題。

 

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Tip 3:左右成敗的永遠是「驚人的專注力」

放眼國際,成功商務人士的共通技能,除了用隨時重組工作的優先順序之外,還有「驚人的專注力」。要在世界上勝出,速度當然很重要,但是並不僅是效率的問題。我們是必須思考效率,只是如果光靠效率,我們仍舊無法解決龐大的工作量,人的速度是有極限的。

每天挑一小時,專做最重要的工作

聰明的主管在工作前,一定會先審視優先順序,找出該全力解決的問題或事件,再以高度的專注力工作,這種重視「選擇與專注」的工作方法是根本的解決之道,避免工作時拖泥帶水,不論在提出想法或解決問題,都能一鼓作氣地完成。

賈伯斯思考決策時的專注力非常驚人,當 Mac的新系列上市之前,他正苦於決定機身要用哪一種銀色。當開會的休息空檔,員工們通常會離開會議室,在外頭閒聊,而在一片嘈雜的人聲中,賈伯斯和庫克兩人站在窗邊,仔細看著三種銀色在自然光下的模樣,並且不停地議論著哪一種顏色才適合 Mac;他們專注在討論中,完全不受週遭的吵雜所影響。

IBM和甲骨文都一樣,優秀的工作者會摒除一切雜念,直搗問題的核心。在職場上難免會突然出現一些雜事,所以必須要有完全投入工作的專注力。如果開會時總想著與會議毫無關係的事,或是在眼前工作時還煩惱著別的案子,很沒效率。我曾經聽過員工一邊拖拖拉拉地工作,一邊說著「今晚得熬夜了」,這種工作方式,難怪天天被新工作追著跑。

當自己的時間有限時,可以先告知辦公室同事,你接下來正要專心解決某項工作,就可以避免被打擾。我先前在蘋果工作時,也會有非得專注、不想受打擾的時候,這時我會直接跟大家說:「接下來我要專心工作一個小時,請大家不要打擾我。」

能保持專注的關鍵,就是我曾提到的「好奇心」,這不只是一般的好奇心,而是強烈的好奇心。去除雜念或許沒那麼簡單,但是被好奇心驅動的人,則會專注於眼前的事,甚至不會察覺周圍的人在對自己說話。對於要處理的工作和問題,如果一開始就沒有「好奇」的動力,在成功之前很難長期奮戰下去。

減法思考,用「專注」打造王牌商品

專注力不只適用於工作方法,還能用於企業戰略。和日本的家電廠商相反。賈伯斯採用的戰略是減少販賣機種,重新鎖定目標客戶,也就是減法式戰略。他刪除了其他品項,專注於一項商品。而且,他對產品的外型設計和使用時是否流暢等部分,執著到近乎瘋狂的程度。

2004年,我剛進蘋果公司,當時蘋果還在販賣商用的硬體和軟體,加上 iPod也已經上市,我便同時負責商用和大眾用的商品。然而,賈伯斯在當時就明說他的經營理念:

「我們是製造、販賣大眾用商品的公司。」後來蘋果公司因應他的理念,改變組織架構、裁撤負責商用商品的部門,集中公司經費在消費者取向的商品上,促使蘋果內部的變化更加快速。

由於當初傳播和電視公司等許多大主顧,都導入了我們的系統,因此我在公司方針大幅改變時吃了很多苦。但我認為這種「選擇和專注」,可說是蘋果內部最英明的決策。

幾年後推出的 iPad,讓蘋果產品的商用率大幅提升。當年專注在大眾用商品的策略,反而讓蘋果同時成了深受商用領域期待的公司。在「選擇和專注」之下,誕生了 iPhone和iPad,引發討論的不再是 Windows好還是 Mac好,而是連商務人士都會使用、類型截然不同的蘋果產品。

蘋果在功能面的發展,同樣也能用「選擇和專注」說明。蘋果的思考方式是「減法思考」,不是追求愈多功能愈好,而是能不能將最小限度的某個功能搭載至產品中,並讓產品更好用。如果光看結果,減法式經營是極為可行的,不過當多數企業都是以加法式經營為正確模式時,這真是非常冒險的決策。

其他品牌的智慧型手機,常配備各式各樣的插孔和許多內建軟體,機身顏色更是豐富。蘋果產品則相反,插孔只有一個,也沒有不必要的內建軟體,機身顏色亦是控制在最小限度。蘋果貫徹的戰略,就是維持極簡的設計,並將手機殼等周邊器材交給其他公司去做。和時下大多廠商喜歡增加複雜功能的策略剛好相反,蘋果是真的站在顧客立場思考,將產品發展到最好。懂得「選擇和專注」,是讓蘋果贏得IT業龍頭的重要關鍵

 

別忘了還有第四招!「偷學」別人的好點子?

Tip 4:「偷學」別人的好點子,進化最神速

如果希望自己能變得更好,一定要不斷從其他人身上學習,而不只是光靠自己想破頭;幕府時代末年的英雄坂本龍馬,就是一個很好的範例。因勝海舟、大久保一翁、橫井小楠等優秀的幕臣們,他有了必須改革日本的體悟,明治維新的改革內容,絕對不是憑空想像而成的。

不管是薩長同盟、大政奉還或是船中八策,想出綱要的都是幕臣們,坂本龍馬則是聽取於這些賢者的建議,吸收並消化這些想法。坂本龍馬雖然只是區區一介土佐的脫藩浪人,但卻是唯一一位到處奔走,結交許多當時的能人賢者,並實踐這些想法的「執行者」。

優秀的人更知道怎麼偷好點子

人們常說賈伯斯的Mac,是從富士日洛克斯公司的 Palo Alto研究所開發的樣品獲得靈感的。當時攜帶式音樂播放器 iPod和音樂資料庫 iTunes的功能,已經不新鮮了,然而賈伯斯打造 Mac、創造出今天的蘋果,是不爭的事實。被實現的想法,才有價值。而想法也不能光靠自己創造,從其他優秀的人身上找到 idea,才是最重要的

優秀的人不太擅長向其他人彎腰,從對方身上找到寶貴的想法。優秀的人擅於表達,他們喜歡說話,而且總是認真地思考,有自己獨特的想法;他們常見的工作模式包括:積極發言、根據自己的想法導出結論等等。這種方式也許能讓對方接受或確認自己的意見,但卻無法從對方身上引導出新的思考方式。長期看來,要讓自己的能力有所成長,最好的辦法就是從他人身上學習新的思考方式。

曾有位非常優秀的山元塾學生詢問我職涯規劃的相關意見,但是每當我提出意見時,他的反應都是「但是……」、「不過……」,最後變成我不停地說服他,漸漸地流於說教。如果他能採取正面的接納態度:「嗯!原來也有這種想法!」、「原來可以這麼做啊!」,應該可以從我身上問出更多想法,我們之間的對話也可以愈來愈豐富。

一直用「可是」反駁,會限制自己的格局,沒有寬闊的胸襟,便難以走向國際化。不怕被否定、不停止吸收新知,就能產生更多的機會,我也能對他做出更好的建議了。但是,直到我們對話的最後,這位優秀的學生都在努力為自己辯護,我想他往後大概也不會有什麼改善的作為吧!

培養「引導別人說出好想法」的能力,比自己會說有幫助

如果真心想得到答案或意見,應該先放下為自己想法辯護的念頭。勝海舟原本是坂本龍馬的暗殺對象,但卻反過來影響了坂本龍馬的決策,成為他生涯的導師—這是誠心溝通帶來的收穫,只要真心向對方學習,自然就能擴大眼界,開啟世界的大門。能和不同類型、不同想法的人溝通,也是生命中相當重要的體悟。

另外,常有人提出業務應該如何問出客戶的需求,也就是「引導別人說出意見」的能力。如果只關注自己的需求或欲望,又或者只會找藉口、不正視對方的想法,溝通之門就會關上。「對話」需要技巧,然而人與人的對話,決勝關鍵還是在於是否有誠意想溝通,以利達成共識。

 

 

節錄自

  • 作者: 山元賢治
  • 出版社:核果文化
  • 出版日期:2014/09/04